Alternance BTS GPME - Assistant Administratif Centre de Formation (h/f) - GPME_28

Dans le cadre de son BTS Gestion de la PME, IRTA Sup'Études recrute pour l'une de ses entreprises partenaire un Assistant Administratif de Centre de Formation (h/f) en alternance pour la rentrée de septembre 2024.

L' entreprise : Spécialiste en froid industriel et en traitement d’air.

MISSIONS

Vous accompagnez et assistez votre responsable dans ses missions.

• Vous suivez les missions administratives du Centre de formation :
  • Vous prenez en charge l’accueil téléphonique, physique et vous assurez de la bonne orientation de vos interlocuteurs
  • Vous gérez l’envoi et la réception des courriers
  • Vous êtes force de proposition sur l’organisation et proposez des outils permettant d’optimiser et d’automatiser le système administratif
  • Vous gérez les commandes de fournitures et le stock
  • Vous participez aux achats du service et gestion du matériel nécessaire aux formations

• Vous suivez et gérez les plannings
  • Vous participez à la mise à jour du planning des formateurs.
  • Vous gérez les déplacements en réservant hôtels et éventuellement billets de train/avion et mettez à jour les plannings

• Vous assistez l’activité service
  • Vous participez à l’élaboration des conventions et convocation de stage et attestations de formation
  • Vous préparez les supports de formation et envoi aux clients
  • Vous créez les missions de formation
  • Vous passez des ordres d'achats 
  • Vous facturez les missions et veillez au suivi

• Vous assistez le responsable du Service Formation Externe dans la gestion financière du centre de profit
  • Vous participez aux missions commerciales et administratives du Pôle compétences
  • Vous assurez le reporting commercial (statistiques, gestion de bases de données)
  • Vous gérez les impayés : Recenser les infos auprès des responsables, relancer les clients, effectuer le suivi et faire remonter les informations à la direction du réseau
  • Vous vérifiez certaines factures fournisseurs liées au fonctionnement de l’agence

PROFIL

• Autonomie / rigueur
  
• Initiatives et optimisation des méthodes de travail
• Etre force de proposition
• Travail en équipe et sens du service
• Polyvalence
• Maitrise des outils informatiques et logiciels de base : logiciels pack office

CONDITIONS D'ADMISSION

• Justifier d'un bac validé
• Etre inscrit(e) à l'IRTA Sup'Études pour préparer un BTS Gestion de la PME